文章來源:http://blog.udn.com/corecorner/6826182

 

有讀者說,自己英文不好,寫會議記錄常不知如何下筆、抓不到重點、卡卡的。寫英文會議記錄的關鍵在,找到一個對的format (格式),把內容填進去。熟悉以下的字彙和格式,開會後半小時內,你就能有條不紊地整理寫出會議紀錄。

 

 

 

會議記錄英文叫做meeting minutes/minutes of meeting,很多老外直接用minutes,當老外說"Can you take minutes?" 意思是請你做會議記錄。做會議記錄還可以用keep minutes

 

 

 

會議開始之前,多半會先檢視上一次會議,這時候你可以說:

  • To begin, let’s quickly go over the minutes from our last meeting. 開始前,我們先檢查上次的會議記錄。

 

 

 

會議記錄須注意下列幾點

 

1. discussion/topics:記錄會上討論的事項與主題

 

2. resolution:決議。注意,通過的決議固定說法是resolution,這個字和「決心」有關,不要用conclusiondecision

 

3. actions by whom:列出誰應該負責哪一件事

 

4. bullet points:點列式記錄,內容需簡潔而清楚,不必寫完整的句子。

 

 

 


在一篇簡要的制式英文會議記錄中,內容順序及格式包括如下

 

1. Date(開會)日期

 

2. scheduled starting time:預計開始時間

 

3. actual starting time:實際開始時間

 

4. meeting end time:會議結束時間

 

5. place:地點

 

6. minutes taker:會議紀錄或是note taker,而不是recorderrecorder是錄音機或錄音師。

 

7. present:出席者:或是用members in attendanceattendee也可以。

 

8. apologies:無法出席或者請假者。也可以說Absent with apologies或用regrets,但不要說"take leave" (請假)

 

9. discussion/ topics:討論主題。此項目視會議情況也可用announcements報告事項

  • CEO recommends: The organization stays where in the current location over the winter if not being able to find new facility by the end of this month. 營運長建議:月底前找不到新設施,本季繼續待在公司原址。
  • Staff report by the end of this week and prepare for the next press conference on 9/11. 員工需在週五前繳交報告。準備9/11的記者會。
  •  After discussion, members agreed. 討論後,全體出席者同意

    *
    會議記錄內容並不需用完整英文句子,以簡明扼要為主。

 

 

10. resolution(針對上述討論主題通過的決議

 

11. date of next meeting:下次會議日

 

12. approval of previous meeting minutes:確認上次會議記錄

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