資料來源: http://blog.udn.com/trjason/3091928
曾有研究指出，我們腦部處理的資訊大部份是由視覺接收而來，在口語報告時觀眾除了聽到講者的報告之外，如果也能經由視覺看到相關資訊，就愈容易記得報告的內容，因此使用視覺輔助工具(visual aids)對於口語報告溝通效果的幫助相當大。常用的視覺輔助工具包括PowerPoint投影片(slides)、講義(handouts)、影片(video clips)、圖片(pictures)、實物(real objects)和白板(whiteboard)等。視覺輔助工具使用得當，可以增加報告的專業感和理解度，並吸引觀眾的興趣和注意(attract audience attention)。目前在國際學術會議上使用視覺輔助工具已經是必備的技能，如果有人不使用視覺輔助工具或製作得很草率，反而會被觀眾覺得講者的準備不夠充份。
視覺輔助工具的功能主要是用以釐清或強調研究的重點(to clarify or emphasize ideas)，例如把原本抽象複雜的概念或數據用具體的圖表(graphs, charts, diagrams)或表格(tables)呈現出來，使得觀眾更容易理解和記憶。另外從講者的角度來看，將報告的綱要(outline)和要點(key points)置放於這些視覺輔助工具上，報告時就可以按照這些綱要和重點的順序來講，無需再準備講稿，有助於講者陳述和解釋研究內容，心情也比較不會那麼緊張。因此不論從講者和觀眾的立場，使用視覺輔助工具都可以大幅提升訊息傳播的效能。
目前在學術會議場合上使用最普遍的視覺輔助工具莫過於電腦軟體的PowerPoint投影片，透過個人電腦和投影機(projector)投射在螢幕上，而講者再以電射簡報筆的光點引導觀眾了解報告的內容。其優點是講者只需攜帶電腦檔案至會場即可播放，而且檔案裡可以貯存大量的資料，包括影音資料皆可，相當方便。因此以下就以PowerPoint投影片為例來說明視覺輔助工具的使用。
(一) 使用PowerPoint投影片作報告的原則:
1. 講者不能淪為讀稿機或播報員，只是照著投影片上的英文宣讀(read what appears on the slides)，沒有與觀眾有任何的互動，甚至是讀到背對著觀眾(turn your back to the audience)都不自覺，這是非常不恰當的作法。因此報告時就算需要看投影片，也應該是側著身子，用雷射簡報筆指向投影片上，引導觀眾來注意重點，但大部份時間還是要面對你的觀眾(face your audience)。
2. 不需要將所有細節的資訊置入投影片，只需提供綱要和強調重點。畢竟一場報告的時間有限，有人因為在投影片上放了太多資訊，覺得有義務把所有的東西都講完，導致後面的重要內容來不及講。因此設計投影片的重要原則就是如同美國人常講的KISS(Keep It Short and Simple)，也就是言簡意賅，讓觀眾很快就能掌握研究的內容。
3. 在報告一開始應該先以投影片展示整個研究內容的大綱，如同一本書的目次頁一般，可以讓觀眾預期整場報告可以聽到哪些重點。每張投影片只需講述一個重點(make only one point on each slide)，而且標題(title)要能貼切反映此投影片的要旨。我們寧可多製作幾張投影片，而不要把太多不同性質的資訊擠壓在同一張投影片，形成一片字海，造成觀眾理解上的障礙。
4. 投影片上英文字型(font)的選擇要以清楚易讀(clear and legible)為考量，建議以Times New Roman, Arial等單純字型為主，而不要挑選看起來很美觀，但不容易辨認的字型。而且字型的大小不要小於24點(points)，否則坐在後排的觀眾難以看清楚。如果資訊太多，不要以縮小字型來塞滿版面，而是應該精簡內文或另外再製作一張投影片。
5. 投影片的背景顏色最好選取深色系，而字體本身則採用淺色系，才能造成足夠的顏色反差(contrast)，讓觀眾可以清楚辨識。筆者在研討會上有時會看到講者使用彩色繽紛的背景，這樣會使同一張投影片上只有足夠色差的字才看得清楚，色彩差不多的字就融入背景而顯得相當模糊。因此還是謹守單純和足夠反差顏色的背景和文字，才是為觀眾著想的最佳投影片。
6. 有些講者在報告時喜歡加入多媒體的聲光效果，或是在投影片上加入大量動畫和五顏六色的圖片表格，這樣的好處是可以吸引觀眾的注意力，但副作用卻是反客為主，使觀眾對報告的內容本身難以留下深刻的印象。筆者曾在研討會上看過非常炫目的投影片報告，效果相當吸引人。可是在Q&A時，很多觀眾的提問都環繞在如何製作這麼漂亮的投影片和動畫，反而對於研究內容並沒有太多的關注，相當可惜。因此在使用輔助報告的科技工具時還是要有所節制，以免喧賓奪主，讓原本應該是主角的研究成果淪為配角。
7. 投影片上的英文寫作一定要合乎文法，提供的數據也一定要正確無誤。尤其我們的英文發音若是表達不夠清楚，外國觀眾還需要依賴投影片來輔助理解研究內容，因此要反覆校對檢視(proofread)投影片上的文字和數據，就算只是拼錯字(typo)或數據錯誤都會傷害研究報告的專業度。
雖然視覺輔助工具能替報告生色不少，對講者和觀眾而言都很方便，但我們還是不能過於依賴視覺輔助工具，如果最壞的情況發生，也就是會場的電腦故障無法使用時，你還是得繼續進行報告。因此在報告前就要多做幾次演練，屆時就算沒有視覺輔助工具，你還是有信心和能力把整場報告講完。
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